Załącznik nr 1

                                                                                                                                         do Zarządzenia Nr 42/2021

                                                                                                                                          z dnia 21 grudnia 2021 roku

 REGULAMIN FUNKCJONOWANIA PROGRAMU ERASMUS+ DLA STUDENTÓW I DOKTORANTÓW W AKADEMII WYCHOWANIA FIZYCZNEGO W KRAKOWIE W LATACH 2021-27

 WYJAZDY STUDENTÓW i DOKTORANTÓW NA STUDIA/PRAKTYKI

Od roku akademickiego 2021/22 Program Erasmus+ w Akademii Wychowania Fizycznego w Krakowie
 (dalej AWF) funkcjonuje nowa edycja programu Erasmus+

Czas trwania Programu: 2021-2027

Erasmus+ jest programem stypendialnym dla studentów/doktorantów odbywających część studiów oraz praktyki za granicą w obrębie Unii Europejskiej oraz w Islandii, Lichtensteinie, Norwegii, Turcji, Republice Macedonii Północnej, Serbii oraz innych uprawnionych na dany projekt krajach w ramach systemu ECTS.

Celem realizacji programu przez AWF jest umożliwienie studentom/doktorantom poznanie rożnych poglądów, wiedzy, metod nauczania, rozwijanie umiejętności przekrojowych uczestników takich jak komunikacja, znajomość języków, kompetencje międzykulturowe, umiejętności cyfrowe, umiejętność adaptacji do nowych sytuacji.

 §1

Zasady ogólne

1. Wyjazdy stypendialne studentów i doktorantów na studia w programie Erasmus+ mogą być realizowane wyłącznie przez uczelnie posiadające ważną Kartę Uczelni Erasmus Kartę ECHE (Erasmus Charter for Higher Education), uprawniającą do uczestnictwa w programie.
2. Wymiana studentów (dot. studiów) musi być poprzedzona podpisaniem umowy międzyinstytucjonalnej pomiędzy uczelnią a instytucją przyjmująca.
3. Umowy międzyinstytucjonalne w Programie Erasmus+ mogą być inicjowane przez jednostki Uczelni. Umowy ze strony AWF podpisuje Prorektor, któremu podlega Program Erasmus+.
4. Instytucja przyjmująca studentów musi znajdować się w kraju uczestniczącym w Programie Erasmus+.
5. Szczegółowe informacje oraz wykaz wszystkich umów międzyinstytucjonalnych obowiązujących w danym roku akademickim są publikowane na stronie internetowej: https://www.awf.krakow.pl/erasmus/umowy-z-uczelniami.

Tylko w ramach tych umów studenci/doktoranci AWF mogą wyjeżdżać na studia za granicę.

6. Student/doktorant, który chciałby odbywać praktykę w ramach programu Erasmus+ może wyjechać do firmy lub instytucji zagranicznej, która wyraziła chęć przyjęcia studentów na praktykę w ramach Programu Erasmus+. Studenci sami uczestniczą w poszukiwaniu instytucji partnerskiej, w której chcą odbyć praktykę. Instytucje te muszą znajdować się w kraju uczestniczącym w Programie Erasmus+.
7. Szczegółowe informacje o możliwości uzyskania stypendium z Programu Erasmus+ znajdują się na stronie internetowej https://www.awf.krakow.pl/erasmus .
8. W trakcie otrzymywania stypendium Erasmus+ student nie może pobierać innego stypendium z funduszy Unii Europejskiej.

 §2

 Zasady kwalifikacji /rekrutacji studentów/doktorantów

1. Sposób naboru oraz organizacji selekcji i oceny kandydatów na wyjazdy stypendialne w ramach Erasmus+ ustala Uczelnia, realizując własną politykę współpracy europejskiej, zadeklarowaną we wniosku o Kartę Uczelni Erasmusa, przestrzegając konkursowych zasad naboru.
2. Rekrutacja na cały rok akademicki (semestr zimowy i letni), z wyjątkiem roku akademickiego 2021/22, odbywa się corocznie w miesiącach luty-kwiecień za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego umieszczonego na stronie internetowej https://www.awf.krakow.pl/erasmus . Student/doktorant po zalogowaniu może wybrać maksymalnie trzy uczelnie w zależności od decyzji Koordynatora spośród dostępnej oferty wydziału zgodnie z kierunkiem studiów i może być mu przyznany tylko jeden wyjazd.
3. Po złożeniu wniosku aplikacyjnego w systemie student ubiegający się o wyjazd na studia/praktykę w ramach Programu Erasmus+ jest zobowiązany do złożenia wydrukowanego i podpisanego wniosku aplikacyjnego obejmującego zaświadczenie o znajomości języka obcego, uzupełnionego o średnią ocen za ostatnie 2 semestry studiów na AWF w Krakowie minimum 3,5 (dla studentów I roku studiów pierwszego stopnia będzie brana pod uwagę średnia ocen z pierwszego semestru; nie będą uwzględniane wyniki studiów z innych uczelni). Wniosek należy złożyć do Biura Rektora AWF do dnia wskazanego w informacji mailowej wysyłanej do wszystkich studentów Uczelni. Studenci dysponujący potwierdzeniami spełnienia pozostałych wyszczególnionych w punkcie 8 kryteriów (udział w kołach naukowych i organizacjach studenckich uczelni, osiągnięcia naukowe, regularny udział w zajęciach prowadzonych w języku angielskim) proszeni są o dołączenie ich do wniosku aplikacyjnego.
4. Dalsza procedura kwalifikacyjna prowadzona jest na wydziałach, które mogą przeprowadzać dodatkowe rozmowy ze studentem, a skład Komisji rekrutacyjnej ustalany jest indywidualnie dla każdego wydziału przez Dziekana Wydziału/Dyrektora Szkoły Doktorskiej.
5. Od decyzji Komisji rekrutacyjnych przysługuje odwołanie. Student/doktorant może złożyć pisemne odwołanie do Prorektora ds. Studenckich w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia wyników. Komisja Odwoławcza ds. Programu Erasmus+ powoływana jest doraźnie przez Prorektora ds. Studenckich.
6. Decyzję finalną o przyjęciu studenta/doktoranta na studia zagraniczne podejmuje uczelnia przyjmująca.
7. Kwalifikacja studentów/doktorantów powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem warunków umów międzyinstytucjonalnych (liczby wysyłanych studentów, liczby miesięcy studiów zagranicznych, poziomu studiów, znajomości języka).
8. Podczas rekrutacji w AWF uwzględnione są następujące kryteria selekcji:

• średnia ocen za ostatnie 2 semestry studiów na AWF w Krakowie minimum 3,5 (dla studentów I roku studiów pierwszego stopnia będzie brana pod uwagę średnia ocen z pierwszego semestru; nie będą uwzględniane wyniki studiów z innych uczelni),
• znajomość języka obcego, w którym będą prowadzone zajęcia w instytucji przyjmującej. Studenci zakwalifikowani na wyjazd powinni posiadać co najmniej certyfikat językowy na poziomie B1/B2 z języka wymaganego w instytucji partnerskiej. W przypadku jego braku, zobowiązani będą do przedłożenia zaświadczenia ze studium Języków Obcych AWF potwierdzającego znajomość języka na tym poziomie,
• dodatkowymi kryteriami są: aktywna pomoc studentom zagranicznym, udział w kołach naukowych i organizacjach studenckich uczelni, osiągnięcia naukowe, regularny udział w zajęciach prowadzonych w języku angielskim,
• studenci AWF w Krakowie, którzy wcześniej nie realizowali studiów za granicą w ramach Programu Erasmus+ będą traktowani priorytetowo w rekrutacji na wyjazdy,
• osiągnięcia o charakterze naukowym/sportowym/społecznym.

9. Za zgłoszenie nominacji studentów do uczelni partnerskich odpowiedzialni są pracownicy obsługujący administracyjnie Program Erasmus+.
10. Student/doktorant powinien wybrać uczelnię partnerską, która oferuje program(y) studiów odpowiadające kierunkowi studiów uczelni macierzystej na określonym poziomie, czyli na studiach pierwszego, drugiego, trzeciego stopnia oraz w Szkole Doktorskiej.
11. Studenci/doktoranci pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia studiów stacjonarnych i niestacjonarnych w instytucji przyjmującej mogą w ramach Programu Erasmus+ odbywać wyjazdy:

• długoterminowe na studia/praktykę od 2 do 12 miesięcy: mobilność fizyczna (minimum 2 miesiące) i opcjonalnie część wirtualna (min./max. czas trwania nieokreślny),
• krótkotrwałe wyjazdy na studia/praktykę (5-30 dni mobilności fizycznej) połączone z obowiązkową (w przypadku doktorantów-opcjonalną) częścią wirtualną (min./max. czas trwania nieokreślony),
• BIPs: krótkoterminowe wyjazdy na studia (5-30 dni mobilności fizycznej) połączone z obowiązkową częścią wirtualna (min./max. czas trwania nieokreślony)-minimum 3ECTS.

Łączny czas trwania okresu mobilności, w tym uczestnictwo we wcześniejszych działaniach w ramach programu Erasmus (tzw. kapitał mobilności ) nie może przekroczyć 12 miesięcy w ramach danego cyklu studiów. Kapitał mobilności można wykorzystać tylko raz na danym cyklu studiów. W przypadku jednolitych studiów magisterskich kapitał mobilności nie może przekroczyć 24 miesiące.

12. Pobyt za granicą w ramach programu Erasmus+ nie może wykroczyć poza ten sam rok akademicki tzn. studia nie mogą być kontynuowane w semestrze zimowym następnego roku akademickiego.
13. Wyjeżdżając za granicę (studia/praktyki) w ramach Programu Erasmus+ student/doktorant nie może być na urlopie dziekańskim oraz musi mieć zaliczone wszystkie dotychczasowe przedmioty z semestru poprzedzającego wyjazd (wpis na semestr, który będzie realizowany na uczelni partnerskiej).
14. W momencie wyjazdu do uczelni partnerskiej student musi posiadać status studenta AWF w Krakowie. W przypadku kwalifikacji studentów trzeciego roku studiów pierwszego stopnia, warunkiem wyjazdu na studia jest udokumentowanie przyjęcia (zaświadczenie z Dziekanatu) na studia drugiego stopnia realizowane w Akademii Wychowania Fizycznego w Krakowie. Procedury wyjazdowe oraz uczestnictwo w zajęciach na uczelni partnerskiej można rozpocząć dopiero po uzyskaniu przez uczestnika programu statusu studenta studiów magisterskich.
15. Zgodnie z Przewodnikiem dla użytkowników systemu ECTS studenci studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich powinni za granicą zrealizować w semestrze 30 ECTS. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dziekana/Dyrektora Szkoły Doktorskiej oraz Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+, liczba punków może być zmniejszona.
16. Studenci i doktoranci ostatniego roku studiów ubiegający się o studia za granicą na ostatnim semestrze studiów w AWF powinni uzyskać pisemną zgodę swojego promotora i odpowiedniego Dziekana/Dyrektora Szkoły Doktorskiej (na etapie starania się o wyjazd zagraniczny).
17. Studenci z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (wyjazdy na studia i na praktyki) oraz pobierający stypendium socjalne (wyjazdy na studia i praktyki) zaakceptowani na wyjazd w ramach Programu Erasmus + będą otrzymywać zwiększone stypendium przeznaczone dla osób z „mniejszymi szansami”.
18. Uczelnia uznaje, że student kwalifikuje się do przyznania dodatku socjalnego jeśli ma zaświadczenie o przyznaniu takiego dodatku w chwili kwalifikacji na wyjazd przez Komisję rekrutacyjną.

§3

Procedura rekrutacyjna

1. W wyniku procedury rekrutacyjnej tworzona jest lista studentów zakwalifikowanych w ramach Programu Erasmus+, składająca się z listy zasadniczej oraz listy rezerwowej. Listy sporządzane są przez Sekretarza Komisji Wydziałowych lub osobę wyznaczoną przez Dziekana/Dyrektora Szkoły Doktorskiej. Listę rankingową zrekrutowanych studentów na danym Wydziale do przyznania stypendium zatwierdza Komisja rekrutacyjna danego Wydziału. O kolejności na liście (lista rankingowa) decydują wyniki rekrutacji kandydatów, obliczone na podstawie kryteriów kwalifikacji.
2. Student może ubiegać się o wyjazd na stypendium na podstawie umowy zawartej przez Wydział inny niż macierzysty, pod warunkiem uzyskania zgody Dziekana/Prodziekana Wydziału macierzystego/Dyrektora Szkoły Doktorskiej odpowiedzialnego za realizację Learning Agreement studenta. Ze względu na to, że z każdej umowy może wyjechać tylko określona w umowie liczba studentów, należy pamiętać, że pierwszeństwo wyjazdów z danej Umowy mają studenci Wydziału, który podpisał tę umowę z uczelnia partnerską. Studenci powiadamiani są o wynikach rekrutacji przez Koordynatorów Wydziałowych lub osoby przez nich wyznaczone. Koordynatorzy Wydziałowi lub osoby przez nich wyznaczone składają nominacje studentów na uczelniach partnerskich. Po zakończeniu procesu rekrutacji w AWF należy pamiętać o złożeniu rezygnacji przez studentów, którzy nie uzyskali dofinansowania na wyjazd, chyba że zdecydują się na wyjazd z grantem zerowym (bez dofinansowania).

 §4

Wysokość stypendium i warunki płatności

1. Stypendia przyznawane w Programie Erasmus+ mają charakter uzupełniający (dofinansowanie). Przyznawane są na dofinansowanie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji przyjmującej. W trakcie otrzymywania stypendium Erasmus+ student nie może pobierać innego stypendium z Unii Europejskiej.
2. Narodowa Agencja Programu Erasmus+ przyznaje uczelni ogólną kwotę środków dla studentów
   i doktorantów na dany rok akademicki wynikającą z zasad rozdziału subwencji otrzymanej przez Polskę. Otrzymaną kwotę ogólną uczelnia rozdziela pomiędzy studentów zakwalifikowanych do wyjazdów.
3. Wysokość stypendium ustalana jest na dany projekt corocznie przez Narodową Agencję Programu Erasmus+. Ustalone stawki miesięczne nie mogą ulec zmianie. Wysokość stypendium obliczana jest proporcjonalnie do ilości dni potwierdzonego pobytu w instytucji przyjmującej. Obowiązujące na dany projekt stawki zamieszane są na stronie: https://www.awf.krakow.pl/erasmus.
4. Student zobowiązany jest wykupić ubezpieczenie na okres realizacji studiów/praktyki. Ubezpieczenie obejmuje co najmniej ubezpieczenie zdrowotne, odpowiedzialności cywilnej i następstw nieszczęśliwych wypadków. W przypadku mobilności wewnątrz UE krajowe ubezpieczenie zdrowotne uczestnika będzie obejmować podstawową ochronę podczas pobytu w innym kraju UE
   z wykorzystaniem Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Jednak ubezpieczenie to może nie być wystarczające we wszystkich sytuacjach, na przykład w przypadku konieczności powrotu do kraju lub specjalnej interwencji medycznej lub w przypadku mobilności z krajami partnerskimi. W takim przypadku może być potrzebne dodatkowe prywatne ubezpieczenie zdrowotne. W okresie trwania pandemii zaleca się również wykupienie ubezpieczenia od kosztów leczenia związanych z nagłym zachorowaniem na Covid-19. Ubezpieczenia OC i NNW obejmują szkody wyrządzone przez uczestnika lub uczestnika podczas pobytu za granicą. W różnych krajach obowiązują różne regulacje dotyczące tych ubezpieczeń, a uczestnicy ryzykują, że nie zostaną objęci standardowymi systemami, na przykład jeśli nie są uważani za pracowników lub formalnie zarejestrowani w organizacji przyjmującej. Oprócz powyższego zalecane jest ubezpieczenie od utraty lub kradzieży dokumentów, biletów podróżnych i bagażu.
5. Student/doktorant, będący obywatelem Polski, zobowiązany jest zarejestrować się w serwisie Odyseusz prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
6. Przed wyjazdem student/doktorant zobowiązany jest do podpisania umowy finansowej AWF-student w Biurze Erasmus+. Płatność zaliczkowa będzie realizowana do 30 dni od daty podpisania umowy w wysokości 70% kwoty określonej w umowie, ale nie wcześniej niż 45 dni od daty planowanego rozpoczęcia wymiany. Procedury oraz wykaz wymaganych dokumentów znajdują się na stronie:

https://www.awf.krakow.pl/erasmus/dla-studentow/3459-przed-wyjazdem.

7. Data rozpoczęcia okresu mobilności będzie pierwszym dniem, w jakim student/doktorant musi być obecny w organizacji przyjmującej (data pierwszego dnia zajęć/ praktyki) zgodnie z datą na umowie finansowej.

Data zakończenia będzie ostatnim dniem obecności w organizacji przyjmującej zgodnie z datą na umowie finansowej.

8. Ostateczna kwota stypendium naliczana jest podczas rozliczenia pobytu po powrocie proporcjonalnie według ilości dni wynikających z rzeczywistego pobytu uczestnika za granicą w instytucji przyjmującej. W przypadku niepełnych miesięcy, kwota dofinansowania zostanie obliczona poprzez pomnożenie liczby dni w niepełnym miesiącu przez 1/30 tej kwoty. Jeśli potwierdzony okres pobytu będzie dłuższy niż uzgodniony z Uczelnią w dokumencie umowa finansowa wysokość dofinansowania nie zmieni się o dofinansowanie na okres przekraczający ten uzgodniony, za który uznane zostanie dofinansowanie zerowe.
9. Jeśli płatność określona w umowie AWF-student wyniesie mniej niż 100% obliczonej po powrocie na podstawie dokumentu z instytucji przyjmującej pozostała część stypendium zostanie wypłacona
   do 45 dni kalendarzowych od ukończenia procesu rozliczenia. Jeśli płatność określona w umowie
   AWF-student wyniesie więcej niż 100% obliczonej po powrocie na podstawie dokumentu z instytucji przyjmującej do 45 dni kalendarzowych od ukończenia procesu rozliczenia zostanie wystawione zlecenie zwrotu. Zwrotu należy dokonać do 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania.

W celu dokonaniu rozliczenia mobilności należy do 14 dni od ukończenia mobilności:

• rozliczyć mobilność na Wydziale macierzystym uzyskując na podstawie dokumentu Transcript
  of Records (studia) otrzymanego z instytucji przyjmującej wpis na kolejny semestr. W przypadku praktyk należy poinformować Koordynatora Wydziałowego o ukończeniu praktyki,
• rozliczyć mobilność w Biurze Erasmusa+ poprzez dostarczenie: Transcript of Records/wykaz ocen, Certyficate of Stay/zaświadczenie z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia pobytu, wypełnienie obowiązkowego raportu/ankiety stypendysty w systemie on-line EU survey, złożenie testu językowego w systemie OLS po ukończeniu mobilności (jeśli wymagany).

10. W przypadku wydłużenia pobytu z uwagi na np. konieczność uczestnictwa w sesji poprawkowej wszelkie zmiany do umowy finansowej (aneks) muszą zostać dokonane minimum 30 dni przed planowanym na umowie finansowej zakończeniem mobilności.
11. Studenci, którzy chcą kontynuować studia w uczelni zagranicznej w kolejnym semestrze muszą obligatoryjnie wystąpić do Dziekana uczelni macierzystej z prośbą o zgodę na przedłużenie studiów. Przedłużenia studiów za granicą, wyłącznie w ramach jednego roku akademickiego są możliwe, za zgodą obu uczelni: zagranicznej i AWF, ale bez gwarancji otrzymania stypendium Erasmus+ na dodatkowy okres studiów. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji od studenta, na którą składają się:

• podanie o przedłużenie studiów na kolejny semestr,
• potwierdzenie pobytu w pierwszym semestrze studiów w uczelni partnerskiej, dokument potwierdzający zaliczenie w uczelni zagranicznej zajęć zaplanowanych na semestr zimowy
  – Transcript of Records, Learning Agreement na drugi semestr, zatwierdzony przez koordynatorów
  z AWF i uczelni partnerskiej,
• zgoda uczelni zagranicznej na kontynuację studiów, Learning Agreement na kolejny semestr uzgodnione i zaakceptowane na macierzystym Wydziale.

Koordynator Wydziałowy opiniuje podanie i przesyła całość dokumentów do Biura Rektora najpóźniej do dnia 10 grudnia roku akademickiego, w którym odbywa się wyjazd. Tylko kompletne dokumenty pozwolą na sporządzenie list studentów przedłużających studia o kolejny semestr i tylko osoby z list będą mogły zostać objęte ewentualnym dofinansowaniem w kolejnym semestrze.

12. Dofinansowanie nie może być wykorzystane na pokrycie podobnych kosztów już (s)finansowanych ze źródeł Wspólnoty Europejskiej.

§5

Postanowienia końcowe

Dokumenty związane z prowadzonymi rekrutacjami są przechowywane w Biurze Erasmusa+ AWF
przez 5 lat.

REKTOR

(-) Prof. dr hab. Andrzej Klimek